Digitalizace dokumentů: nejrychlejší cesta, jak ve firmě snížit spotřebu papíru

Papír není levná samozřejmost

Na první pohled se zdá, že papír je zanedbatelná položka v rozpočtu. Jenže papír není pouze balík listů položený vedle tiskárny, který pořídíte jednou za měsíc. Do nákladů na kancelářské potřeby musíte započítat

• nákup papíru a inkoustů,
• energii spotřebovanou tiskem,
• servis tiskových zařízení,
• skladování dokumentů a
• čas, který zaměstnanci stráví přípravou dokumentů, tiskem a archivací.

Zajímavost: Podle zahraničních analýz tvoří práce s papírovými dokumenty 3–5 % provozních nákladů firmy. Digitalizace firemních procesů tudíž neřeší malichernost, nýbrž strukturální únik peněz.

Přehled úspor při omezení papíru a digitalizaci dokumentů

Ekologický dopad: čísla, která nelze ignorovat

V České republice se spotřebuje přibližně 1,5 milionu tun papíru ročně. Ve firmách se využívá zejména v procesních aktivitách, administrativní provoz je tudíž jedna z hlavních oblastí, kde lze digitalizací spotřebu papíru přímo ovlivnit.

Nesmíme zapomínat, že výroba papíru:

• patří mezi energeticky náročná průmyslová odvětví,
• významně zatěžuje vodní zdroje a
• zvyšuje tlak na těžbu dřeva.

Zajímavost: Recyklovaný papír nelze recyklovat donekonečna – vlákna se postupně zkracují a ztrácejí kvalitu. Prevence (tedy netisknout) má proto výrazně větší dopad než samotná recyklace.

Menší spotřeba papíru je navíc jeden z nejrychlejších kroků, jak snížit uhlíkovou stopu firmy a nemuset investovat miliony.

Digitalizace firmy nabízí rychlost, dostupnost a přehled

Digitalizace dokumentů přináší okamžitý přístup k informacím, rychlejší schvalovací procesy, menší riziko ztráty dat či skladování neaktuálních verzí dokumentů a lepší kontrolu nad procesy.

Firmy, které mají klíčové agendy (smlouvy, objednávky, fakturaci) digitalizované, požadavky zpracovávají o desítky procent rychleji. To se přímo promítá do produktivity zaměstnanců i kvality služeb zákazníkům.

Jak předejít tomu, aby digitalizace procesů selhala?

Spousta firem se spálí na pokusech použít neautorizované digitalizační nástroje, pustit se do digitalizace bez zapojení správných lidí nebo archivovat naskenované dokumenty nahodile a bez systému. Úspěšná digitalizace procesů potřebuje plán:

1. Mapování procesů – kde papír skutečně vzniká, kolik se ho spotřebuje a co všechno jde převést do digitální podoby.
2. Stanovení priorit – digitalizace se provádí postupně, ne najednou.
3. Měřitelné cíle – jak vypadá reálné snížení nákladů, úspora času i minimalizace tisku na běžný papír; vše se vyjádří v snadno měřitelných hodnotách.
4. Řízení digitalizace – kdo se úkolu ujme, kdo převezme odpovědnost a jaké budou pevné termíny.
5. Průběžné vyhodnocování.

Právě v této fázi dává smysl opřít se o existující metodiky a praktická řešení v oblasti digitalizace, které pomáhají strukturovat postup a odpovědnosti – jednou z možností je přehledný plán digitalizace procesů.

Triple-win, který dává smysl firmám i jednotlivcům

Digitalizace dokumentů a s ní související snížení spotřeby papíru má tři přínosy, které se vzájemně podporují.

Pro firmy znamená ekonomickou úsporu – méně tisku, archivace, fyzického ukládání dokumentů i času stráveného jejich dohledáváním. Zároveň má pozitivní dopad na životní prostředí, protože omezuje spotřebu zdrojů spojených s provozem kanceláří. A v neposlední řadě přináší praktické zjednodušení práce – správa dokumentů je přehlednější, rychlejší a méně náchylná k chybám.

Důležité je, že nejde o cíl vzdálený roky dopředu. S digitalizací lze začít okamžitě a její zavádění pak postupně rozšiřovat, bez nutnosti zásadních organizačních změn. První výsledky se navíc projeví už během několika měsíců – v úspoře času, snížení provozních nákladů i větším komfortu pro zaměstnance.